Umstieg in die Wolke – wie man ein Kleinunternehmen auf Google Apps umstellt

Von | Google, Personal Tech, Web 2.0

Angeregt durch die Konferenz Google Atmosphere in London habe ich am vergangenen Wochenende die kleine Firma meiner Frau auf Google Apps for Your Domain umgestellt. Genauer gesagt, habe ich zunächst die E-Mail-Konten von einer bei 1und1.de gehosteten Domain auf Gmail (das in Deutschland aus rechtlichen Gründen Googlemail heißt) umgepolt.

Dazu meldet man zunächst ein Konto bei Google Apps an. Google Apps Standard ist kostenlos und bietet bis zu 50 Konten. Besteht bereits eine Internet-Domain kann man diese für Google Apps nutzen. Google bietet auch den Service, eine Domain für zehn Dollar im Jahr anzumelden. Google Apps Standard wird wie ein privater GMail-Account mit Kontext-Werbung von Google finanziert. Wer dies nicht wünscht oder mehr als 50 Konten einrichten möchte, kann auf die bezahlpflichtige Google Apps Professional Edition ausweichen. Bei der Profivariante von Google Apps kostet ein Nutzerkonto 40 Euro im Jahr. Im Vergleich dazu: 1und1 verlangt für ein gehostetes Exchange-Postfach zehn Euro im Monat. Größere Service-Provider wie T-Systems oder Avarto berechnen meines Wissens nach in der Regel sogar über zehn Euro pro Nutzer und Monat für Lotus Notes oder Microsoft Exchange.

 

Es ging in unserem Fall nur darum, die E-Mail-Konten der Firma umzustellen. An der (über ein WordPress-System erstellten) Homepage und dem Firmenblog gab es keinen Änderungsbedarf.

Auf der Help-Site von Google fand ich schnell Hinweise, wie die so genannten MX-Datensätze von 1&1 umzukonfigurieren sind, damit die E-Mail-Konten künftig über GMail laufen können. Leider hat es sich Google Deutschland dabei etwas zu einfach gemacht und nur die englischsprachige Anleitung für den Zugriff auf die US-Server von 1&1 (1and1.com) auf Deutsch übersetzt. Dabei wird aber eine falsche URL für das Login in den das deutsche 1&1-Controlcenter gegeben. Hier sind die korrekten Angaben für das deutsche Angebot von 1&1 (1und1.de):

    1. Melden Sie sich unter https://login.1und1.de/in Ihrem Konto an.
      Login 1&1 Control-Center

      Login 1&1 Control-Center

    2. Klicken Sie auf die Registerkarte 1&1 Webhosting, falls diese noch nicht ausgewählt ist.
    3. Klicken Sie auf Domains. Die Liste Ihrer registrierten Domains wird angezeigt.
      Auf Domains klicken

      Auf Domains klicken

    4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Domain, die Sie künftig mit Google Apps verwenden möchten.

      Domain auswählen, die man bearbeiten möchte

      Domain auswählen, die man bearbeiten möchte
  • Wählen Sie im Menü DNS die Option Einstellungen bearbeiten.

    Domain-Einstellungen bearbeiten


  • Wählen Sie unter Erweiterte Einstellungen das Optionsfeld Anderer Mail-Server aus.
  • Geben Sie die folgenden Informationen ein:
  • MX 1 / Prio aspmx.l.google.com 1
    MX 2 / Prio alt1.aspmx.l.google.com 5
    Weitere Backup-Einträge Eigene MX-Einträge
    MX 3 / Prio alt2.aspmx.l.google.com 5
    MX 4 / Prio aspmx2.googlemail.com 10

     

    Klicken Sie auf OK.

    So sieht das dann im Browser aus:

    Einstellungen für die Nutzung einer 1und1-Domain für Googlemail (Gmail)

    Um die auf dem Firmenrechner (iMac) lokal gespeicherten Mitteilungen aus dem E-Mail-Archiv in die „Cloud“ von Gmail zu bewegen, habe ich dann das gerade frisch erstellte GMail-Konto unter der Software „Apple Mail“ als IMAP-Konto hinzugefügt. In der linken Navigationsspalte von Apple Mail erscheint dann das Gmail-Konto mit allen Unterordnern. Man muss dann nur noch die lokalen Ordner an die gewünschte Stelle in dem Gmail-Ordner ziehen, schon startet ein Export der E-Mails auf Googlemail.

    Die „Ordner“ in Gmail sind im engeren Sinn keine Ordner, sondern Labels. E-Mails aus dem lokalen Ordner „Projekt Omega“ werden also in Gmail mit dem Label „Projekt Omega“ versehen. Im Vergleich zum Sortieren von Mails in Ordner hat die Auszeichnung der einzelnen E-Mails mit Labels den großen Vorteil, dass man eine Mail mit mehreren Labels versehen kann, ohne die eigentliche Mitteilung kopieren zu müssen (Beispiel: „Projekt Omega“ und „Lieferant Meier KG“). Mit einer guten Label-Vergabe kann man dann auch aus vielen tausend Mails in Sekundenschnelle die relevante Mitteilung aufstöbern, viel schneller und genauer, als beispielsweise mit einer lokal gespeicherten PST-Datei mit einem Mail-Archiv in Outlook unter Windows. Auf dem Mac gibt es zwar die schnelle systemweite Suche „Spotlight“, die auch alle E-Mails in Apple Mail indiziert. Ein lokal gespeichertes E-Mail-Archiv auf dem Mac ist aber nur auf diesem einen Rechner zu durchstöbern, während selbst ein gigantisch großes Gmail-Archiv von jedem Internet-Cafe oder selbst auf dem iPhone oder Android-Handy blitzschnell durchsucht werden kann.

    Gmail auf dem iPhone

    Ein aktueller Blog-Eintrag von Heaven Kim, Product Marketing Manager, Google Mobile, listet auf, welche beeindruckenden Leistungsmerkmale Gmail auf dem iPhone oder einem Android-Smartphone inzwischen bietet. Dazu gehört die Funktion „Mute“, mit der man sich aus einer E-Mail-Konversation ausklinken kann, für die man sich nicht interessiert, die aber sonst die Inbox verstopft. Interessant für E-Mail-Profis sind auch die Tastenbefehle (Shortcuts), mit denen man Gmail auf dem Desktop oder Mobile steuern kann.

    2 Responses to " Umstieg in die Wolke – wie man ein Kleinunternehmen auf Google Apps umstellt "

    1. Ralf Coenen sagt:

      Hallo!

      glücklich war ich über das Finden dieser Anleitung. Doch beim Aufrufen von 1und1 konnte ich nicht mehr folgen. Ohne den Zwischenschritt Webhosting gelange ich zu den „Domains“. Diese kann ich auch aktivieren, aber ich finde keine Auswahlpunkte für „DNS“ oder gar erweiterte Einstellungen.

      Bei mir gibt es nur:

      Domain-Informationen
      Domainname ralfcoenen.com
      Status Fertig eingerichtet
      Hauptverzeichnis /homepages/28/?????????
      Domain ist Zusatzdomain

      Verwendungsart
      Aktuelle Verwendungsart ist Webspace mit folgendem Heimatverzeichnis: /.

      Hätten Sie noch einen hilfreichen Rat für mich?

      Danke im Voraus!
      Ralf Coenen

    2. Christoph sagt:

      @Ralf Coenen
      Sorry für die späte Antwort: Man muss an dieser Stelle in der Spalte vor dem Domain-Namen das Kästchen anklicken, so dass es mit einem Häkchen markiert ist. Dann kann man im Menü oben die Menü-Punkt „DNS“ anklicken. Ich habe das Tutorial durch einige zusätzliche Screenshots ergänzt. Vielleicht wird es dann deutlicher.

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